ワークフロー オーナーは、ワークフローの通知をカスタマイズして、コンテキストとアクションを通知メールの受信者に提供できます。 

カスタムのメール通知の作成

以下についてカスタムの通知を作成できます。

タスクの通知を編集する手順は以下のとおりです。

  1. タスク構成パネルの [Task details] セクションで [Edit notifications] を選択します。
    階層タスクの場合は、タスク構成パネルの [Assignment] セクションの [Edit notifications] になります。
  2. リストから通知タイプを選択します。[Subject]、[Introduction]、[Outro] の各フィールドにカスタム メッセージを入力します。フィールドを空白のままにすると、デフォルトでシステム メッセージが使用されます。 
  3. を選択すると、フィールドのカスタム テキストをその他すべてのメールにコピーできます。 
  4. [Reset] を選択すると選択されているメールの変更がリセットされ、[Reset all] を選択するとカスタマイズしたメッセージがすべてリセットされます。 
  5. [Save] を選択します。 

通知メールへのモジュールのライン アイテムの追加

Workflow 通知メールにライン アイテムを追加すると、さらにコンテキストを追加できます。 

注記: この機能はメールを通じてモデルのデータを公開するため、ワークフローで使用するには、あらかじめ [Administration] → [Notifications] からテナント管理者によって有効化されている必要があります。

通知にライン アイテムを追加する手順は以下のとおりです。

  1. ワークフロー ビルダーで、新しいワークフローまたは既存のワークフローにステップを追加します。
    • グループ タスク: タスク構成パネルの [Assignment] セクションで、[Assign to users from a line item in a module] を選択し、[Select line item from a module] フィールドの選択 ボタンを選択します。
    • 意思決定タスク: タスク構成パネルの [Approvers] セクションで、[Assign to users from a line item in a module] を選択し、[Select line item from a module] フィールドの選択 ボタンを選択します。
    • 階層タスク: タスク構成パネルの [Assignment: セクションで、各階層レベルの [Configure Level] で選択 ボタンを選択します。 
    • 通知タスク: [Assign to users from a line item in a module] を選択し、[Select line item from a module] フィールドの選択 ボタンを選択します。
  2. ドロップダウン メニューからモジュールを選択します。
  3. [Notifications] セクションに、ライン アイテムのリストが表示されます。通知メールに含めるライン アイテムを選択します。 

メールからのアクションの有効化

[Approve]、[Reject]、[View] の各ボタンを埋め込むことで、ワークフロー オーナーは、メール通知を通じてタスク アクションを実行する権限を承認者に付与できます。メール通知のボタンを選択することで、承認者はワークフロー タスクを承認または却下できます。これを行うには以下を実行します。

  1. [Workflow builder] 画面で右上隅の を選択します。 
  2. [Template settings] ウィンドウで [Allow approve or reject from email notifications] スイッチをオンに切り替えます。 
  3. [Save] を選択します。